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OFICINA DE PLANEACIÓN Y ESTADÍSTICA

SEDE BOGOTÁ

Casos de éxito

A continuación se presentan los casos de éxito identificados en la Sede Bogotá en los cuales se resaltan los esfuerzos realizados y los impactos positivos en la gestión de los procesos generados a partir de la apropiación de las herramientas que ofrece el Sistema de Gestión de Calidad

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Todos los casos de éxito

Facultad de ingeniería

División de Gestión Tecnológica

Facultad de Enfermería

División de Personal Administrativo Sede Bogotá

Plataforma UN Ticket

Sistema para la solicitud de certificados en la Facultad de Ingeniería.

UN Ticket certificados permite a estudiantes, exalumnos y egresados de laFacultad de Ingeniería de la Sede Bogotá, solicitar certificados académicos y seguir el proceso de elaboración, de manera virtual, facilitando y optimizando varios trámites.

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Testimonio: Los egresados de la Facultad son quienes en principio se sienten beneficiados con esta plataforma, pues manifiestan que, por sus horarios laborales, es difícil desplazarse personalmente a la Universidad a gestionar este tipo de solicitudes, es muchos otros casos, cuando se encuentran fuera del país, encuentran en esta plataforma una forma fácil y rápida de acceder a sus requerimientos.


Logros alcanzados: Incremento en la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios de la Facultad.


Propuesta a futuro: La Facultad de Ingeniería, está en todo momento en la búsqueda e implementación de aplicativos que permitan optimizar trámites, servicios y/o actividades administrativas de los distintos procesos que se llevan a cabo en la Facultad.


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STIC

Solicitudes de servicios de tecnologías de la información y comunicación

El aplicativo STIC fue desarrollado para el soporte y gestión de los servicios que presta la Unidad TIC, basado en los lineamientos y directrices para publicación y de imagen institucional que nos remite UNimedios.

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Logros alcanzados: En su primera versión el sistema permite realizar las solicitudes de publicación en los canales de comunicación de la Facultad de Ingeniería discriminados así:


Cubrimiento: Eventos académicos, culturales y administrativos


Difusión en redes sociales: Facebook, twitter, Instagram, linkedin


Carteleras digitales: todos los edificios


Página web oficial de la Facultad: banner página principal, actualizaciones de contenido


Difusión en sede: publicación en los canales de Sede


Postmaster: envío de correos masivo a la comunidad de la Facultad de Ingeniería.


Propuesta a futuro: Para su segunda versión se planea desarrollar el modulo para la solicitud de los servicios de infraestructura, micrositios web, soporte tecnológico.


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Aranda Service Desk

Adopción de un modelo de Gestión de Servicios de TI

Establecer, adoptar e implementar a nivel nacional el modelo de gestión de TI en la Universidad Nacional de Colombia, a través de la definición del ejercicio de arquitectura empresarial, el desarrollo de la visión de alto nivel de dicho modelo y el desarrollo de la Arquitectura Objetivo en los dominios de negocio, datos, aplicaciones y tecnología.

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Contexto y detalles Se unificó el catálogo de servicios de TI, trabajo arduo de las dependencias de TI de las 9 Sedes, liderado por el grupo de gestión de servicios de TI de la DNED.
Cada solicitud de servicio y tipificación de incidente tiene un ANS (Acuerdo de nivel de servicios). A través de la herramienta, entre otros, se registra los casos, se documentan, se hace el seguimiento y se permite obtener información para la mejora continua.


Propuesta a futuro: Continuar la maduración del modelo de gestión de servicios de TI


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Herramientas de apoyo para gestión del laboratorio haciendo énfasis en la estrategia pedagógica de simulación

Teniendo en cuenta, el plan de acción del laboratorio 2019-2021 articulado con el de facultad, el informe de gestión, la revisión de la matriz DOFA y el análisis de la encuesta de satisfacción, se decide fortalecer la estrategia pedagógica de simulación.

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Testimonio: En el laboratorio de Simulación estamos comprometidos con la calidad, en este sentido retomando el plan de acción, el informe de gestión, los resultados y análisis de la encuesta de satisfacción unido a la matriz DOFA que se elaboró, se decide generar herramientas para facilitar la aplicación de la estrategia pedagógica de la simulación en el laboratorio de enfermería.


Logros alcanzados:
- Espacio virtual en la plataforma moodle para el laboratorio “Laboratorio de simulación para la práctica de enfermería”.
- 10 Objetos virtuales de Aprendizaje (OVAS), de Procedimientos de Enfermería.
- Portafolio Virtual de simuladores para docentes.
- Inventario y adecuación de carros de medicamentos, generados a partir de las oportunidades de mejora.
- Documentación de apoyo a la gestión (Formatos B.FE.FT.10.004.001. Formato de asistencia y B.FE.FT.10.004.002. Formato solicitud de laboratorios).


Adaptación de metodologías ágiles

Desde el año 2018, la División de Personal Administrativo ha adoptado de manera paulatina herramientas de metodologías ágiles, que le han permitido mejorar su gestión, controlar riesgos y mejorar la prestación del servicio a su cargo. La incorporación de este tipo de estas herramientas se ha producido de manera paulatina y ha tenido un impacto determinante durante el trabajo en casa realizado en el marco de la emergencia sanitaria.

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Testimonio: Se ha experimentado el uso de tableros para control de actividades y diferentes maneras de organización del trabajo, que condujeron finalmente a la realización de reuniones diarias de 15 minutos con características de la metodología Scrum y el control de actividades por medio de utilidades propias de Kanban. En estos momentos, la División de Personal Administrativo organiza estas tareas en cuatro equipos básicos, tres de los cuales se encuentran en una etapa intermedia de la adopción de metodologías ágiles.


Logros alcanzados: El uso de estas herramientas constituye una apuesta por adaptar al sector público el uso de nuevas metodologías de administración, de una manera progresiva que no afecte el servicio a los usuario, con costo cero y ha sido determinante para desarrollar adecuadamente el trabajo, aún en medio de la emergencia sanitaria.


Propuesta a futuro: Una vez superados los inconvenientes iniciales en la adopción de estas herramientas, se espera un uso intensivo y más técnico de las metodologías Scrum y Kanban, con el desarrollo de tableros con formulaciones propias, adaptadas a las necesidades de la dependencia.